Näytön jakamisen vaihtoehdot Teams-kokouksissa

Microsoft Teamsissa on muutamia eri vaihtoehtoja sisällön esittämiseen kokouksissa ja -puheluissa. Sisällön jakamisen työkalut löytyvät kokouksen toimintopalkista ja sisällön jakaminen aloitetaan valitsemalla Jaa.

Valinnasta avautuu jakamisvalintapalkki, josta valitaan haluttu sisältö jaettavaksi. Oletusvaihtoehdot ovat työpöydän, ikkunan, PowerPointin ja luonnoslehtiön jakaminen.

Työpöydän jakaminen

Työpöydän jakaminen esittää valitun näytön koko sisällön. Jos vaihdat näkyville toisen sovelluksen valittuun näyttöön, näkyy sen sisältö osallistujille. Kun jaat työpöytää Teams-kokouksessa, kannattaa etukäteen suunnitella mitä sovelluksia haluat näyttää osallistujille.

Jos sinulla on useampi näyttö käytettävissä, kannattaa ne sovellukset, joiden sisältöä haluat esittää, siirtää valmiiksi esille jaettavalle näytölle ja siirtää muut sovellukset toiseen näyttöön. Näin säästyt ylimääräiseltä säätämiseltä ja vahingoilta kokouksen aikana.

Työpöydän jakaminen löytyy jakamisvalintapalkin vasemmasta reunasta.

Valittavaksi tulevat näkyville kaikki käytössä olevat näytöt esikatselukuvien kanssa. Kun teet valinnan, se jaetaan kokouksen osallistujille ja Teams-ikkuna pienentyy automaattisesti.

Sovelluksen jakaminen

Yksittäisen sovelluksen sisällön jakaminen kokoukseen tapahtuu jakamisvalintapalkin Ikkuna-osiossa. Ikkunan jakamisvalintaan tulevat näkyville ne sovellukset, jotka sinulla on kyseisellä hetkellä auki. Esikatselukuvista näet mitä sovelluksessa on tällä hetkellä näkyvissä.

Yksittäisen sovelluksen jakaminen on järkevää, jos haluat jakaa vain se sovelluksen sisällön osallistujille. Varsinkin jos käytät Teamsia vain yhdellä näytöllä, on sovelluksen jakaminen näppärää, koska sovelluksen sisältö esitetään osallistujille vaikka sinulla olisi jotain muuta näkyvillä. Tällöin voit esimerkiksi verkkoselainta jaettaessa tarkastaa kokouksen keskustelusta, onko siellä kysymyksiä tai kommentteja.

PowerPoint-esitys

Teams näyttää sinulle viimeisimpiä PowerPoint-esityksiä, joita olet käsitellyt.

Selaa-painikkeesta voit hakea esityksiä tiimeistä, omalta OneDriveltä tai tuoda esityksen omalta koneeltasi.

Voit selata tiimejä ja kanavia, joissa olet jäsenenä.

OneDrive-valinta näyttää oman OneDrivesi sisällö.

Oletuksena kokouksen osallistujat voivat selata PowerPoint-esitystä itsenäisesti, voit estää tämän esityksen vasemmassa alareunassa olevasta silmä-kuvakkeesta. Samasta paikasta löytyvät myös selauspainikkeet ja esityksen lopetuspainike.

Kokous-ikkunan yläreunassa näet myös varoituksen tästä.

PowerPointtien esittämiseen kannattaa ehdottomasti käyttää tätä vaihtoehtoa. Jos sinulla on vain yksi näyttö käytettävissä, voit esimerkiksi jakaa oman ruutusi kahteen osaan, vaikkapa muistiinpanoja varten, ja osallistuja näkyvät esityksen koko ruudun kokoisena. Esitystä voi ohjata myös pienennetyssä ikkunassa.

Whiteboard

Microsoft Whiteboard löytyy kokouksen jakamispalkista Luonnoslehtiö-osasta. Tällä hetkellä kokouksen Whiteboardilta löytyy muutama kynä, kumi ja siirtotoiminnallisuus. Whiteboardille voi piirtää joko hiirellä tai kynällä.

Jos haluat käyttää Microsoft Whiteboardin edistyneempiä ominaisuuksi, avaa sovellus Windowsista, luo uusi Whiteboard ja jaa se sovelluksena kokoukseen.

Voit jakaa Whiteboardin kuitenkin vain oman organisaatiosi osallistujille.

Esittäjät ja osallistujat

Teams-kokouksessa jokainen esittäjä voi jakaa omaa sisältöä ja ajaa yli käynnissä olevan jaon. Esittäjäoikeuksia voi rajata suoraan kokouksen osallistuja-listalla ja ennakkoon kokouksen asetuksilla.

Osallistuja-listan saa näkyville kokouksen asetuspalkista.

Yksittäisen käyttäjän voi asettaa osallistujaksi klikkaamalla käyttäjän nimeä hiiren oikealla napilla ja valitsemalla Aseta osallistujaksi.

Kokousasetuksiin pääsee Teamsin kalenterista avaamalla kalenterimerkinnän ja klikkaamalla Kokousasetukset välilehtien alapuolelta.

Outlookista kokousasetuksiin pääsee klikkaamalla Meeting Options -linkkiä kokouskutsun viestistä.

Kokousasetukset avautuvat selaimessa.

Esittäjävalinnassa voi määrittää esitysoikeudet kaikille, vain oman organisaation osallistujille, valita tietyt henkilöt tai vain itselle. Esitysoikeuksia voi edelleen jakaa myös kokouksen aikana.