Uusi Tiedostot-välilehti päivittyi vihdoin Microsoft Teamsiin. Uusi näkymä muistuttaa SharePointin dokumenttikirjastonäkymää ja sisältää suuren osan päivittäin tarvittavista perustoiminnallisuuksista. Yhtenä puutteena voisi nostaa metatietojen muokkauksen, joka ei onnistu Teamsin kautta. Toisaalta harvemmin metatietoja enää muokataankaan, ja jatkossa tekoäly hoitaa suurimman osan tarpeista. Varsinaiselle tehokäyttäjälle SharePointissa vierailu voi olla kuitenkin edelleen tarpeen, esimerkiksi juuri metatietojen muokkausta, asetuksia ja Power Automate -työnkulkuja varten.
Dokumenttikirjastojen perustoiminnallisuudet välilehdellä
Uusi tiedostonäkymä tuo SharePoint-dokumenttikirjaston perustoiminnallisuudet käyttöön suoraan Tiedostot-välilehden toimintopalkkiin. Muun muassa kaivattu dokumenttien synkronointi omalle työasemalle on mukana, samoin esimerkiksi valitusta dokumentista saa näppärästi luotua uuden välilehden kanavalle yhdellä painikkeella.
Uusi-painike noudattaa nyt SharePoint-kirjaston Uusi-painikkeen valintoja, joita pääsee muokkaamaan helposti suoraan Uusi-valikosta tai lisäämällä sisältötyyppejä kirjaston asetusten kautta. Tämä on todella odotettu parannus, nyt käyttöön saadaan myös organisaation dokumenttipohjat.
Dokumentteja voi kiinnittää yhdellä painikkeella tiedostonäkymään, kuten SharePointissakin.
Metatiedot näkyviin
Nyt metatiedot tulevat näkyviin ja käyttöön Tiedostot-välilehdellä. Metatietoja ei voi edelleenkään muokata Teamsin kautta, mutta metatietojen avulla voi järjestää, ryhmitellä ja suodattaa dokumenttikirjastoa, ja nämä asetukset voi tallentaa olemassa olevaan tai uuteen näkymään.
Näkymä-valikon Muokkaa nykyistä näkymää -linkki vie perinteiseen SharePointin näkymien muokkausnäkymään.
Näkymät käyttöön
Näkymä-valikossa on oletuksena näkyvissä Luettelo, Suppea luettelo ja Ruudut -valinnat.
Lisäksi valikosta löytyvät mukautetut näkymät ja mikä parasta listamuotoilut toimivat, myös ne JSON-muotoiluilla tehdyt mukautetut näkymät.
Yhtenäiset välilehdet Site Designien avulla
Tiedostot-välilehden näkymää ja siinä olevia metatietoja voidaan yhteinäistää tiimien välillä hyödyntämällä SharePointin Site Designejä. Niiden avulla voidaan asettaa kirjastoon valmiiksi halutut metatiedot, sisältölajit ja luoda valmiit näkymät. Site Design voidaan näppärästi kytkeä käyttöön jo sivuston luontivaiheessa, osana provisiointia tai sivuston omistaja voi sen ajaa manuaalisesti.
Site Designiin tarvittavat JSON-skriptin saa luotua helposti konfiguroimalla dokumenttikirjaston asetukset paikalleen ja hakemalla skriptin SharePoint Online Management Shellin PowerShell-komennoilla. Alla olevassa esimerkissä luodaan valmis “Tiedostot-välilehti” Site Design olemassa olevasta dokumenttikirjastosta.
Connect-SPOService $script = Get-SPOSiteScriptFromList -ListUrl <kirjaston URL-osoite> $siteScript = Add-SPOSiteScript -Title "Tiedostot-välilehti" -Content $script Add-SPOSiteDesign -Title "Tiedostot-välilehti" -WebTemplate 64 -SiteScripts $siteScript
Harmillisesti Site Design tukee dokumenttikirjaston Uusi-valikon määrittämistä vain sisältötyyppien osalta. Jos Site Designissä määritetään sisältötyyppejä kirjastoon, tulevat ne tarjolle Uusi-valikkoon.
Tiedostot-välilehti on nyt todella käyttökelpoinen väline ja vähentää, joidenkin käyttäjien kohdalla jopa poistaa, tarvetta käydä tiimin taustalla olevassa SharePointissa. Jos metatietojen muokkaus olisi mahdollista, alkaisi Tiedostot-välilehti olla monen mielestä lähes täydellinen.
Matti Paukkonen 