Uusi työrutiini haltuun Microsoft To-Do:n toistuvilla tehtävillä

Uuden työrutiinin opettelu vie aikaa ja vaatii paljon toistoja. Älykkäät työkalut voivat olla tässä apuna. Halusin keväällä tehostaa omia työaamuja, saada niin sanotusti päivän käyntiin ja päivän tehtävät haltuun. Asetin jo vuoden alusta itselleni tavoitteeksi vähentää sähköpostiin viikottain käytettävän ajan alle tuntiin. No, tavoitehan ei ollut täyttynyt kertaakaan. Olen ollut Microsoft To-do -fani jo pidemmän aikaa, joten looginen valinta oli luoda To-Do:n tehtävälistalle toistuva tehtävä muistuttamaan arkiaamun rutiineista.

To-Do:n toistuvat tehtävät

Tehtävän asettaminen toistuvaksi tehtäväksi on To-Do:ssa todella yksinkertaista avaamalla tehtäväkortilta toistuvuusasetukset. Toistuvuus on mahdollista asettaa tällä hetkellä tehtävien lisäksi myös liputetuille sähköposteille.

Mukautetulla asetuksella voi asettaa kuinka monen päivän, viikon, kuukauden tai vuoden päästä tehtävä toistuu.

Taustalla toistuvuus perustuu yhdistelmään määräpäivästä ja toistuvuusasetuksesta. Esimerksi, jos haluat tehtävän toistuvan jokaisena tiistaina, on sinun asetettava määräpäivä tiistaiksi ja toistuvuusasetus “Viikoittain”. Määräpäiväksi asetetaan automaattisesti kuluva päivä tai muistutukseen asetettu päivämäärä. Muistutus on vain yksittäinen päivämäärä eikä se toistu. Määräpäivää ei kannata asettaa menneisyyteen, koska kaikki toistot määräpäivän ja nykyhetken välillä on kuitattava valmiiksi.

Toimiko se?

Alla on näkyvissä minun päivän aloitusrutiinit, jotka toistuvat jokaisena arkipäivänä eli joka työaamu käyn listan läpi.

Minulla on myös To-Do:ssa erillinen Reminder tehtävälista erilaisia muistutuksia ja toistuvia tehtäviä varten. Minun ei tarvitse enää täyttää kalenteria tehtävämuistutuksilla, ne tulevat näkyville To-Do:n Suunniteltu-listalle automaattisesti.

Onnistuinko? Kyllä. Sain ennen kesälomaa uuden rutiinin automatisoitua enkä enää tarvinnut varsinaista tehtävää muistuttamaan. Aikaa tähän meni arviolta pari viikkoa. Nyt käsittelen sähköpostit tehokkaasti aamuisin ja nostan päivän työlistalle ne mitkä vaativat huomiota, harmi kun MyAnalytics ei enää näytä viikottaista statistiikkaa jota vertailla.

En kuitenkaan poistanut varsinaista tehtävää, vaan otin toistuvuuden pois käytöstä, koska kesäloman jälkeen voisi olla tarvetta muistuttaa aamurutiinista uudelleen. Ja niinhän siinä kävi. Aktivoin toistuvuuden uudelleen ensimmäiseksi työviikoksi ja nyt aamut ovat jo automaattisesti tehokkaita.

Tässä myös linkit pariin aikaisempaa To-Do -vinkkiblogiin.

Microsoft To-Do ja viisi vinkkiä oman ajan hallintaan pilvessä

Planner ja To-Do – Omat ja yhteiset tehtävät haltuun Office 365:ssä

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Powered by WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: