Microsoft To-Do on muutaman viime kuukauden aikana kehittynyt todella mainioksi tehtävienhallinnan välineeksi, erityisesti Office 365 -ympäristössä. Itselläni To-Do on päivittäisessä käytössä oman ajan ja tehtävien hallintaan, ja olen ollut aktiivinen käyttäjä To-Do:n julkaisusta lähtien. Aiemmin käytössäni oli Wunderlist, joten siirtymä oli todella helppoa käyttöliittymän ja toiminnallisuuksien samankaltaisuuden vuoksi. Nykyisin Wunderlistissa olevat tehtävät saa siirrettyä suoraan Wunderlist-tililtä To-Do:hon ja To-Do on käytännössä se uusi versio Wunderlistista.
To-Do on mahdollista ottaa käyttöön joko organisaation Office 365 -tunnuksella tai henkilökohtaisella Microsoft-tilillä. Tehtävälistoja voi jakaa toisille käyttäjille, mutta ainakaan tällä hetkellä tehtävälistojen jakaminen Microsoft-tililtä organisaatiotilille ja päin vastoin ei ole mahdollista. Tehtävälistan jakaminen tapahtuu luomalla kutsulinkki ja lähettämällä se halutuille käyttäjille.
Vuoden 2019 alkupuolella organisaatiotileihin liitetty To-Do on integroitunut lähemmäs Outlookia, koska siellähän ne tehtävät ovat alunperinkin olleet. Nyt To-Do avautuu suoraan Outlookin selainsovelluksen Tehtävät-linkistä ja tässä yhteydessä voidaan alkaa puhua Outlookin Tehtävistä tai Outlook Taskeista.
Tehtävienhallinnassa minulle on todella tärkeää se, että pääsen tarkastelemaan, lisäämään ja muokkaamaan tehtävien milloin ja millä laitteella tahansa. To-Do:ta voi käyttää suoraan selainkäyttöliittymästä, Windows-sovelluksella ja mobiilisovelluksella, joka löytyy Androidille ja iPhonelle.
Mitäs To-Do:lla voi sitten tehdä?
Tehtävät
Yksittäinen tehtävä ei ole vain tehtävän otsikko, kuvaus ja muistutuspäivämäärä.
Tehtävälle voi määrittää seuraavia ominaisuuksia:
- Vaiheet, joilla tehtävät voi pilkkoa helposti valmistuviin kokonaisuuksiin
- Tehtävän nostaminen päivän tehtävät -näkymään
- Muistutuksen asettaminen
- Määräpäivän asettaminen
- Tehtävän toistuvuuden asetus, jolla tehtävä voidaan laittaa toistuvaksi vaikkapa viikottain
- Liitetiedostot
Vinkki: käytä tunnisteita tehtävän otsikossa ja kuvauksessa, jos haluat luoda helposti, suoraan tunnisteesta klikkaamalla avautuvan hakunäkymän.
Omat ja älykkäät luettelot
Tehtäviä on mahdollista jakaa ja organisoida luetteloiden avulla. Käyttäjä voi määrittää omia ja hyödyntää To-Do:n älykkäiden luettelojen toiminnallisuuksia.
Päivän tehtävät
Päivän tehtävät -näkymään voi helposti nostaa niitä tehtäviä, joihin aikoo keskittyä kyseisen päivän aikana. Lisäyksen voi tehtä suoraan tehtäväkortilta. Päivän tehtävät -näkymä tarjoaa myös ehdotuksia näkymään.
Tärkeä
Tärkeät tehtävät näkymässä näytetään ne tehtävät, jotka on merkattuna tähdellä.
Suunniteltu
Suunniteltu-näkymässä näytetään ne tehtävät, joille on asetettu muistutus tai määräpäivä. Tehtävät on jaettu ajan mukaan myöhässä, tänään, huomenna, seuraavan viikon aikana ja myöhemmin ajoitettuihin tehtäviin.
Merkityt sähköpostit
Merkityt sähköpostit -lista ei kerää tehtäviä suoraan To-Do:sta vaan tuo Outlookissa lipulla merkatut tehtävät omalle listalleen, jonka jälkeen sitä voi käsitellä samoilla ominaisuuksilla kuin muitakin tehtäviä. Merkitty sähköposti näyttää suoran linkin Outlookiin ja lyhyen ingressin sähköpostista suoraan tehtäväkortilla.
Käyttäjän omat luettelot
Omien luettelojen luonti on helppoa.
Uuden luettelon voi lisätä suoraan listauksen lopusta. Omia luetteloita voi järjestellä helposti raahaamalla, nimeä voi muuttaa joko listauksesta tai luettelonäkymästä ja luettelolle voi asettaa teeman. Luettelon nimissä voi käyttää emojeja, joilla luettelosta saa kivemman ja persoonallisemman näköisen. Luetteloa voi lajitella tärkeyden (tähdet), määräpäivän, päivän tehtävät -asetuksen, valmiiden, tehtävät nimen ja luontipäivämäärän perusteella. Lisäksi luettelon asetuksissa voi määrittää näytetäänkö valmiit tehtävät vai ei.
Viisi vinkkiä tehtävien hallintaan To-Do:lla
- Ota minun päiväni -näkymä käyttöön oman päivän suunnitteluun. Käy minun päiväni näkymä läpi joko aamulla tai jo edellisenä iltana, ja suunnittele päivän tehtävät listalle. Hyödynnä myös ehdotuksia!
- Käytä muistutuksia aktiivisesti. Muistutuksilla voit muistuttaa myös sellaisista tehtävistä, jotka eivät ole kiireellisiä, mutta joihin haluat palata mahdollisesti myöhemmin. Itse saatan asettaa muistutuksen tehtävälle parinkin kuukauden päähän ja viedä sen tehtävälistalle, jota käsittelen myöhemmin.
- Kytke liputetut sähköpostiviestit -ominaisuus päälle. Tämän avulla voit hoitaa ja aikatauluttaa tärkeiden sähköpostiviestien käsittelyä tehtävälistan kautta.
- Käytä tunnisteita tehtävissä. Näiden avulla saa näppärästi samaan aiheeseen liittyviä tehtäviä kasattua yhteen hakunäkymään vain klikkaamalla tunnistetta.
- Tee itsellesi sopivat tehtävälistat ja personoi.
Kohta täällä – Planner-integraatio
Odotettu integraatio Planneriin on parhaillaan päivittymässä Office 365 -tenantteihin. Integraatio tuo Plannerissa olevat, käyttäjälle merkatut tehtävät ovat nähtäville ja muokattavaksi suoraan To-Do:hon. Planner-tehtäville tulee oma luettelonsa ja tehtäviin voi määritellä samoja asetuksia kuin esimerkiksi merkatuille sähköposteille.
Matti Paukkonen 