Keskustelu SharePointin ympärillä on kiihtynyt viime päivinä uusiin ulottuvuuksiin: Hub-sivustot ovat saatavilla ja kokeiltavissa! Mitä ihmettä? Pitäisikö sinun kiinnostua?
Kyllä, jos
- mietit intran uudistamista (ja pelkäät sen megalomaanista työmäärää)
- intranne on kankea ja päivittyy hitaasti
- haluat ketterämpää viestintää ketterämmällä toteutuksella ja yksinkertaisella sisällöntuotannolla
- haluat intran käyttöön nopeasti ja mobiilisti ilman räätälöintiä
Tähän asti modernit SharePointin tiimi- ja viestintäsivustot ovat olleet erillisiä saarekkeita. Sivustojen välillä on voinut nostaa tietoa hyvin rajallisesti eikä samaan aiheeseen liittyvillä sivustoilla ole ollut oikein mitään yhteistä tekijää. Hubisivustojen mukana tämä muuttuu huikeasti ja vihdoin erillisiä saarekkeita saadaan liitettyä yhteen. Hubien mukana tuli myös paljon odotettuja parannuksia SharePointin vakionostoihin.
Hubisivustot julkaistiin virallisesti viime viikolla Office 365:n Targeted Release -ympäristöihin, ja niitä odotellaan kevään aikana kaikki ympäristöihin.
Modernin Office 365 -intranetin rakennuspalikat ovat jatkossa
- Hubit
- viestintäsivustot ja
- Teams:n takana olevat tiimisivustot.
Uutisten ja tapahtumien kohdentaminen
Hubi-sivustojen mukana uutisnosto sai ison nipun uusia mahdollisuuksia.
Käyttötapaus 1: Intran etusivun uutisnostot
Uutisnostossa voi näppärästi valita, mistä sivustoista uutisia halutaan tuoda näkyville. Nosto voi kerätä kaikki hubisivustoon liitettyjen sivustojen uutisten tai vain yhden valitun sivuston uutiset. Hubille voi nostaa uutisia myös sivustoista, joita ei ole liitetty tämän hubin alle. Uutisnoston sisältö personoituu käyttäjän sivusto- ja ryhmäjäsenyyksien perusteella, eli etusivulla näet kaikki ne uutiset, joihin sinulla on oikeus = jotka ovat sinulle tärkeitä.
Käyttötapaus 2: Yksikön, tytäryhtiön tai tiimin oma uutiskeskus
Uutisnosto on käytettävissä hubin lisäksi myös moderneilla viestintä- ja tiimisivustoilla. Uusien ominaisuuksien avulla voidaan helposti rakentaa keskitetyn uutiskeskuksen lisäksi erilliset uutiset HR:lle tai maakohtaiset uutiset eri kielillä.
Käyttötapaus 3: Organisaation tapahtumat intran etusivulla tai yksikön omassa uutiskeskuksessa
Tapahtumia voidaan tuoda korostettu sisältö -noston avulla, johon tuli myös mahdollisuus valita lähteeksi koko hubi tai valitut sivustot. Uudistuksen avulla tapahtumia voidaan tuottaa ja nostaa monipuolisemmin. Organisaatiolla voi olla keskitetysti tuotetut tapahtumat tai maakohtaiset tapahtumat kuten uutisissakin. Ne onkin järkevää tuottaa uutiskeskukseen. Näin nostovalinnoilla saadaan tapahtumat näkyviin uutisten kanssa samoilla rajauksilla.
Tarvittaessa hubissa voidaan näyttää myös tietyn Office 365 -ryhmän kalenteria, jos halutaan hyödyntää Exchangen kalenteriominaisuuksia. Tämä vaatii, että käyttäjä on jäsenenä ryhmässä. Moderneilla viestintäsivustoilla ei ole sivustokohtaisia ryhmäkalentereita, moderneilla tiimisivustoilla on.
Dokumenttinostot ja keskitetyt ohjeet
Uudistukset monipuolistivat korostettu sisältö -noston käyttömahdollisuuksia. Nyt nostolla voidaan helposti näyttää organisaation keskitetysti tuottamat ohjeet ja dokumentit. Nostoon voidaan määrittää, kuten uutisnostossakin, valitut sivustot, joilta dokumentteja nostetaan, tai lähteenä voi olla kaikki hubisivustoon liitetyt sivustot. Nostoja voi olla tarvittaessa useampia, jos halutaan tuoda dokumentteja eri paikoista erilaisilla suodatuksilla tai eri järjestyksessä.
Käyttötapaus 4: Työryhmän tarvitseman ohjeistuksen nosto tiimisaitille
Dokumenttinostoja voidaan käyttää viestintä- ja tiimisivustoilla. Sivustomallien kautta voidaan tuoda valmiita nostoja haluttuihin organisaation sisältöihin. Esimerkiksi tiimisivustoille voisi luonnin yhteydessä oletuksena liittää dokumenttinoston organisaation ohjeisiin ja näin ohjeet ovat lähempänä käyttäjää.
Uusi Yammer-nosto
Uusi Yammer-nosto on aiempaa helppokäyttöisempi eikä keskustelun upotuskoodia tarvitse hakea Yammerista. Noston kautta voi suoraan hakea Yammer-ryhmää ja valita näytetäänkö uusimmat vai suosituimmat keskustelut. Nosto mahdollistaa myös muutaman halutun keskustelun näyttämisen nostossa, tämä vaatii kuitenkin keskustelun osoitteen kopioimisen Yammerista. Tällä hetkellä nosto näyttää neljä keskustelua. Keskustelun, peukutuksen tai kommentoinnin klikkaaminen ohjaavat käyttäjän Yammer-keskusteluun ja Näytä lisää -linkki valittuun Yammer-ryhmään.
Eikä tässä vielä kaikki: What about Teams?
Rohkelikot ovat Teamsin myötä jopa kyseenalaistaneet intranetin tarvetta, tarjoaahan Teams yhden käyttöliittymän kaikkeen siihen materiaaliin, jota nykypäivänä tietotyössä tarvitaan: dokumentit, muistiot, keskustelut, kokoukset, tehtävänhallinnan, videot, raporttien dashboardit, lomakkeet (forms tai powerapps) jne. Kuka enää muistaa mennä intraan?
Itse asiassa hubien tuonti osaksi Teamsia vahvistaa edelleen ajatusta siitä, että Teams voi olla loppukäyttäjälle “intranet” eli se käyttöliittymä, jonka kautta hän löytää kaiken tarvitsemansa tiedon, nyt myös perinteisen viestinnällisen intrasisällön.
Intranet on edelleen hyvä paikka ylläpitää ja jakaa pysyvämpää tietoa tiimiä laajemmalle yhteisölle. Hubin kyvykkyyksien myötä tämäkin helpottuu, sillä tuomalla hubi Teamsin välilehdeksi, saat tärkeimmät tiedot (esim. intran etusivu tai maa-organisaation hub) suoraan kiireisten käsien ulottuville.
Koska näin myös hubin globaali navigaatio tulee näkyviin Teamsin välilehden yläosassaan, kannattaa se rakentaa ajatuksella. Näin välilehden hub-näkymän kautta yhä useampi käyttäjä voi löytää tiensä joko nostolinkeistä tai navigaatiosta myös entistä useammin muuallekin intraan kuin sille yhdelle nostetulle sivulle.
Yammer-nostossa oli aiemmin haasteita Teamsin työpöytäsovelluksen kanssa. Nyt uusi Yammer-nosto toimii Teamsin välilehdeksi nostetulla sivulla, jolloin Teamsistä pääsee kätevästi myös organisaation kahvipöytään, eli Yammer-yhteisöön.
Käyttötapaus 5: Tukiyksiköt seuraavat oman erikoisalueensa keskustelua Yammerissa
Esimerkiksi IT- ja viestintäyksikkö voivat nostaa oman Teamsinsä välilehdelle koko organisaation laajuisen Yammer-ryhmän, jossa käyttäjät kommentoivat ja kysyvät Office 365-tuotteista, organisaation omista pelisäännöistä ja jakavat huomaamiaan hyviä käytäntöjä.
IT-yksikkö voi jatkaa Teams chatissä teknisen ongelman ratkaisuun keskittyvää keskustelua ja viestintä työstää käytönnän pelisääntöjä oman Teamsinsä chatissä. Teams chatin työstön tulokset tuodaan taas mahdollisimman pian koko Yammer-yhteisön kommentoitavaksi Yammer-välilehdellä. Näin välilehtien avulla voidaan tuoda rajatut ja avoimet keskustelut yhteen käyttöliittymään ja keskustelujen seuraaminen asiantuntijoille on mahdollisimman helppoa.
Innostuitko?
Artikkelin kirjoittivat asiakastarpeita Innofactorilla ratkovat arkkitehti Matti Paukkonen ja konsultti Sanna Keränen. Artikkeli on julkaistu myös Sannan Linkedin-profiilissa.
Voit seurata meitä myös Twitterissä @mpaukkon ja @KennaSaranen.
Matti Paukkonen 