Microsoft Teams on tullut keskeiseksi tietotyön välineeksi Microsoft 365 -maailmaan. Vasta reilun vuoden käytössä ollut Teams on kehittynyt ja kehittyy edelleen nopeaan tahtiin. Teams on tuonut Office 365 -palveluun välineet tiimien keskusteluihin, mutta Teamsia ei pidä ajatella vain keskustelualustana ja verrata sitä siinä esimerkiksi Slackiin. Teams on niin paljon muutakin, mutta voisiko sen avulla rakentaa intranetin?

Intranetien vaatimuksissa on lähes aina mukana ainakin seuraavia elementtejä

  • Organisaation uutiset
  • Organisaation tapahtumakalenteri
  • Paikka organisaation sisältösivuille
  • Mahdollisuus kommentointiin ja keskusteluun
  • Ryhmätyö, dokumenttien muokkaaminen ja jakaminen

Miten Teams voisi vastata näihin vaatimuksiin?

Organisaation uutisia ja tapahtumia voidaan tuoda Teams-kanavan välilehtien sisällöksi kokoamalla ne ensin nostoilla modernille SharePoint-sivulle hyödyntäen SharePointin vakiotoiminnallisuuksia. Vakiokomponenteilla voidaan nostaa uutislistauksia ja tapahtumia ryhmäkalenterista helposti ja pienellä konfigurointityöllä. Sisältö toimii hienosti selaimissa, Teams -työpöytäsovelluksella ja Teams-mobiilisovelluksella.

Samalla tavalla voidaan tuoda myös sisältösivuja osaksi Teamsia. Perinteinen hierarkinen ajattelu pitää tässä kohtaa unohtaa ja tuoda kohderyhmälle tarpeellinen sisältö tarjolle. Flow:n avulla voidaan helposti tuoda notifikaatioita uusista sisällöistä ja uutisista suoraan Teams-kanaville ja jatkaa keskustelua Teamsissa. Organisaatiolta tämä vaatii hyvin vuorovaikutteista ja dynaamista tapaa määritellä mitä käyttäjille näytetään. Hahmotelma siitä, kuinka monella tiimillä, kanavalla ja välilehdellä tarpeisiin voisi vastata on mietittävä. Teams toisaalta tarjoaa hyvin ketterän tavan kokeilla ja muuttaa toimintaa saadun palautteen perusteella. Ehkä loppukäyttäjän näkökulmasta tehdyllä käytettävyystutkimuksella voisi kartoittaa tarpeita ja päästä alkuun.

Ryhmätyö ja dokumenttien työstäminen ovat Teamsin avulla arkipäivää höystettynä keskustelumahdollisuuksilla. Ryhmätyön tueksi Teamsiin on mahdollista tuoda näkyville Office 365:n palveluja, kuten Planner, ja kolmansien osapuolien toiminnallisuuksia konnektorien ja bottien avulla. Dokumenttien jakaminen on mahdollista useilla tavoilla ja tarvittaessa myös ulkoisille käyttäjille taustalla olevan SharePoint-työtilan kautta.

Teams – intranet loppukäyttäjälle

Itsenäisenä Teams ei ole intranet-alusta, vaan se vaati tuekseen muita palveluita ja sisältöjä, kuten vaikkapa Office 365 ryhmäkalenterin ja SharePointin sisältösivuja. Tässä voisi siis todeta, että Teamsilla ei voi rakentaa intranetiä.

Mutta mietintäänpä asiaa vielä hieman mobiililaitteella pääsääntöisesti palveluita käyttävän loppukäyttäjän näkökulmasta. Teams-mobiilisovelluksella käyttäjä pääsee organisaation uutisiin ja tapahtumiin, voi selailla tärkeitä organisaation sisältöjä ja osallistua keskusteluun eri kanavilla, käsitellä dokumentteja ja osallistua omien tiimien keskusteluihin. Eikö tällaisen käyttäjän näkökulmasta Teams olisi se intranet?