Teams – yksi kanava työsisällöille

Kirjoitin tasan vuosi sitten blogia otsikolla: “Voisiko Teamsilla rakentaa intranetin?“. Vuoden aikana Teams, SharePoint ja Microsoft 365 -ekosysteemi ovat menneet hurjaa vauhtia eteenpäin, ja ajattelin koostaa ajatuksia siitä, mikä on tällä hetkellä intranetin ja Teamsin suhde ja haastaa myös omia vuoden takaisia ajatuksia.

Mitä intranet on nykyään?

Intranetin rooli perinteisenä tietojen valuttamisena keskitetysti ylhäältä alas alkaa olla historiaa. Tilalle on tulossa loppukäyttäjien valintoja mahdollistava, monikanavainen tietolähde, joka tarjoilee tärkeän (Intra)tiedon sinne, missä käyttäjä jo on (eli Teamsissä).

Moderni SharePoint on tuonut paljon intranetia tukevia ominaisuuksia viimeisen vuoden aikana. Hubisivustot, paremmat nostotoiminnallisuudet, uutisten parannukset ja visuaalisen ulkoasun uudistukset ovat olleet odotettuja parannuksia. Mutta nekään eivät saa kaikkia käyttämään intranetia aktiivisesti. Vaikka intranetia on helpompi hallita, sisältöjä helpompi tuottaa ja mobiilikäyttö on ihan eri tähtijärjestelmästä kuin vanha SharePoint, kaikki eivät vieläkään käy päivittäin intran etusivulla eivätkä ole kiinnostuneista organisaation kaukaisilta tuntuvista uutisista.

Intranetia tarvitaan kuitenkin edelleen, ja tyypillisesti intranetissa olevan sisällön paikka on edelleen intranetissä. Sitä vain kulutetaan eri tavalla, eikä pidä olettaa että juuri perinteinen intranet-sivusto ja etusivu olisivat se pääasiallinen (ja ainut) paikka, josta tiedon äärelle hakeudutaan.

Teams mukautuu käyttäjien tarpeisiin

Integraatiot Teamsin ja SharePointin välillä mahdollistavat SharePointissa olevien listojen ja sisältöjen paremman hyödyntämisen osana Teamsia. Mahdollisuuksia tulee lisää kun dokumenttikirjastojen toiminnallisuudet tulevat mukaan ja muutama viikko sitten julkaistu esiversio SharePointin-sovelluskehitysmallista (SharePoint Framework) mahdollistaa mukautettujen toiminnallisuuksien näyttämisen Teams-välilehdessä.

Jokainen tiimi voi mukauttaa Teamsista työkalun juuri tiimin omaan tarpeeseen. Kanavien avulla saadaan tuotua sopiva konteksti keskusteluille ja dokumenteille.

Käyttäjä voi puolestaan itse valita, mitä kanavia on näkyvillä ja mitä kanavia seuraa aktiivisesti. Välilehdillä voidaan tuoda asioita helposti saataville, nostaa tietoa ulkoisista järjestelmistä näkyville tai vaikkapa nostaa intranetin tärkeät uutiset välilehteen.

teams2

Tiimi voi tuoda keskusteluun herätteitä liittimien avulla, esimerkiksi ulkoisesta työpyyntöjen käsittelyjärjestelmästä.

Organisaatio voi auttaa tiimejä oikeaan suuntaan tarjoamalla tiimien luontityökalun, joka monistaa tiimejä eri tarkoituksiin sopivista mallitiimeistä. Malleissa on valmiiksi mietittynä tarvittavia kanavia ja välilehtiä. Malleissa kannattaa miettiä myös sitä, voisiko jotain intranetin sisältöä tuoda osaksi jotain kanavaa. Mukana voisi olla ainakin intranetissä olevia uutisia, organisaation usein käytettyjä lomakkeita tai PowerAppsilla toteutettuja työn ohjauksen liiketoimintasovelluksia.

Teams – työn käyttöliittymä

Olen edelleen sitä mieltä, että itsenäisesti Teams ei ole intranet-alusta ja että edelleen tarvitaan myös muita Office 365:n palveluita ja organisaation liiketoimintasovelluksia taustalle tuottamaan tietoa.

Otetaan taas loppukäyttäjänäkökulmaksi pääsääntöisesti mobiililaitteella palveluita käyttävä henkilö. Teams-mobiilisovelluksella käyttäjä pääsee organisaation uutisiin ja sisältöihin, voi osallistua keskusteluihin eri kanavilla ja käsitellä dokumentteja. Käyttäjä näkee nopeasti mihin tiimeihin hän mahdollisesti kuuluu ja mitä aktiviteetteja tiimeissä on. Hän pääsee osallistumaan tiimin palavereihin suoraan kentältä mobiililaitteella ja tarvittaessa keskustelujen kautta jakaa vaikkapa videokuvaa työkohteesta. Tämän lisäksi hän voi liiketoimintasovelluksilla raportoida, kirjata poikkeamia, ohjata ja dokumentoida työtä. Kaikki tämä yhden käyttöliittymän kautta.

 

Teams on työn käyttöliittymä, jossa yhtenä tärkeänä sisältönä on intranet.

 

Olemme Sanna Keräsen ja Vesa Nopasen kanssa hahmotelleet kuvaa siitä, mitä sisältöjä Teams voisi tarjota työntekijälle työn käyttöliittymän kautta. Tärkeintä, että käyttäjälle on tarjolla niitä työkaluja ja sisältöjä, joita hän päivittäisessä työssä tarvitsee. 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Powered by WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: