Hetkinen, Teams ilmaiseksi! Tämä oli minun ensireaktioni kesäloman aikaiseen julkistukseen. Hetken pohdinnan jälkeen tulin siihen tulokseen: miksipä ei, onhan vastaavista kilpailevista ratkaisuista myös tarjolla ilmaisversioita.
Mitä ilmainen Teams tarjoaa?
- rajattoman määrän chat-viestejä ja hakutoiminnallisuuden
- ääni- ja videopalaverit
- 10 gigatavua tallennustilaa organisaatiolle ja 2 gigatavua henkilökohtaista tallennustilaa jokaiselle käyttäjälle
- Office Online -sovellukset
- Sovellukset ja konnektorit
Tiimin koko rajoittuu ilmaisversiossa 300 henkilöön, mutta silti tarjolla on aika hyvä paketti. Eikö totta?
Kuinka otan ilmaisen Teamsin käyttöön?
Ilmaisen Teamsin käyttö vaatii Microsoft-tilin toimiakseen. Microsoft-tilin voi myös luoda olemassa olevalla Gmail-tilillä tai muulla sähköpostitilillä. Huomaathan kuitenkin, että Microsoft-tilille asetetaan oma salasanansa, jonka voi helposti nollata linkitetyllä sähköpostitilillä.
Selaimella siis osoitteeseen https://products.office.com/fi-FI/microsoft-teams/free.
Vaihe 1: Rekisteröityminen
Rekisteröityminen käynnistyy antamalla sähköpostiosoite. Jos esimerkiksi Gmail-tiliin ei ole vielä liitettynä Microsoft-tiliä, luodaan se tässä vaiheessa. Tilin luonti on vaiheistettu ja yksinkertainen, joten en käy sitä tarkemmin tässä läpi.
Kun tunnukset ovat kunnossa, täydennetään organisaation tiedot.
Ja sitten vain Let’s go !
Vaihe 2: Ota käyttöön
Ensimmäisellä kerralla sinua pyydetään täydentämään haluamasi näkyvä nimi ja kuva sekä kutsumaan muita mukaan. Kutsuun tarvitaan vain sähköpostiosoite ja voit ryhtyä kutsumaan mukaan kumppaneitasi, myös yrityksen tai oppilaitoksen sähköpostiosoitteilla.
Tämän jälkeen voit alkaa luoda uusia tiimejä ja kanavia, chattailla, jakaa ja muokata tiedostoja sekä käyttää sovelluksia.
Eikö ollutkin helppoa?
Kenelle?
Ilmainen Teams sopii hyvin pienemmille organisaatioilla ja tiimeille, joilla ei vielä ole käytössä keskustelupohjaista ryhmätyövälinettä tai jotka haluavat lähteä kokeilemaan Microsoft 365 -palveluita keskusteluiden ja dokumenttien jakamisen kautta.
Kun Teams on otettu organisaatiossa käyttöön ja todettu se toimivaksi työvälineeksi, on hyvä pohtia olisiko muitakin organisaation käyttämiä palveluita järkevää tuoda Office 365 -palveluiden piiriin ja siirtyä käyttämään lisensoitua versiota. Office 365 -lisenssien mukana organisaatio saa lisäksi käyttöönsä seuraavat palvelut samasta pilvestä
- sähköposti ja kalenteri
- henkilökohtainen OneDrive tallennustila käyttäjille
- SharePoint ryhmätyö- ja viestintäsivustot
- Planner-tehtävähallinnan
- Yammerin
- Stream-videopalvelun
- kattavat tietoturvaominaisuudet
Lisäksi näiden avulla Teamsiin saadaan käyttöön ajastetut kokoukset, kokousten tallennus ja tarvittaessa puhepalvelut.
Matti Paukkonen 