Viestien julkaisu samanaikaisesti usealle kanavalle on päivittynyt Microsoft Teams:issä. Nyt useaan kanavaan julkaistuja viestejä voi muokata niin, että viesti päivittyy samalla kaikilla valituilla kanavilla.
Miten viesti julkaistaan usealle kanavalle?
Viestin julkaisu usealle kanavalle aloitetaan avaamalla laajempi viestieditori vasemmasta reunasta viestikentän alapuolelta.
Sisällössä on mahdollista hyödyntää kaikkia muokkausmahdollisuuksia, käyttää ilmoituksia ja määrittää kenellä on oikeus vastata lähetettyyn viestiin. Varsinkin tärkeät ja näkyvyyttä vaativat viestit kannattaa luoda ilmoituksina.
Kohdekanavien määritys aloitetaan klikkaamalla Julkaise useissa kanavissa -painiketta viestin yläreunasta.
Valitse kanavat -painikkeesta avautuu dialogi, josta valitaan halutut kanavat. Tiimejä ja kanavia voi myös hakea.
Päivitä -klikkauksen jälkeen valitut kanavat tulevat näkyville viestieditoriin.
Kun halutut kanavat ja asetukset on valittu, viesti julkaistaan normaaliin tapaan ja se tulee näkyville kaikille linkitetyille kanaville lähes välittömästi.
Julkaisun muokkaaminen
Usealle kanavalle julkaistua viestiä voi muokata kuten muitakin viestejä Teamsissa. Viestin lähettäjä voi muokata useaan kanavaan julkaistua viestiä millä tahansa kanavalla, johon viesti on lähetetty, ja muutokset päivittyvät automaattisesti ja ovat lähes välittömästi nähtävillä kaikilla valituilla kanavilla.
Kanavien lisääminen ja poistaminen
Julkaisuun voidaan lisätä ja poistaa kanavia viestin muokkaustilassa. Tämän voi tehdä millä tahansa kanavalla, johon viesti on lähetetty. Poikkeuksena sitä kanavaa, jolla muokkausta tehdään, ei voi poistaa linkitetyistä kanavista.
Kun kanavalinkitys poistetaan, poistuu viesti poistetulta kanavalta. Jos viestiin on jo vastauksia, jäävät vastauksetnäin orvoiksi ilman keskusteluketjun aloitusta.
Jos viesti julkaistaan kanavalle uudelleen, se avaa aina uuden keskusteluketjun.
Julkaistun viestin poisto
Kun olet poistamassa usealle kanavalle julkaistua viestiä, saat varmistuskysymyksen siitä, haluatko poistaa tämän viestin vain tältä kanavalta vai kaikilta kanavilta.
Jos poistat viestin vain valittuna olevalta kanavalta, poistetaan kyseinen kanava viestin kanavalistasta.
Missäs tätä voisi käyttää?
- Perinteisesti, esimerkiksi HR ohjeistukset, on jaeltu esimiesketjun välityksellä joko sähköpostilla, Teamsilla tai muulla kommunikaatiovälineellä. Usealle kanavalle julkaisun avulla viesti voidaan julkaista ja päivittää keskitetysti ja suoraan yhdessä paikassa ja varmistua siitä, että kaikille on saatavilla sama tieto yhtä aikaa.
- Tärkeiden uutisten jakaminen eri organisaatioyksiköiden tiimeihin, jolloin voidaan varmistua siitä että sama tieto tavoittaa kaikki kohderyhmät. Tässä tapauksessa on hyvä harkita erillisen viestintäkanavan ja kanavamoderoinnin hyödyntämistä.
Matti Paukkonen 