Tämän vuoden Ignite-viikko on jo reippaasti takanapäin. Paljon uusia tuotejulkistuksia, parannuksia olemassa oleviin ja päivityksiä tiekartalle. Intranet sai myös paljon parannuksia SharePointin uusien ominaisuuksien muodossa, niin sisällöntuottajalle kuin loppukäyttäjällekin. Kokosin tähän viisi mielestäni tärkeää lähikuukausina saatavilla olevaa uudistusta juuri moderneihin intraneteihin liittyen.
Uutisten ajastaminen
Ajastettu julkaiseminen on tullut lähes poikkeuksetta vastaan aina kun puhutaan intranetin uutisista. Tällä hetkellä ajastetuun julkaisuun ei moderneilla sivuilla ole out-of-the-box -tapaa, mutta esimerkiksi Power Automate (ennen Flow) työnkulkujen ja sisällön hyväksynnän avulla on mahdollista rakentaa jollain tavalla toimiva ajastettu julkaisu.
Jatkossa julkaisun ajastus tulee kaikkiin moderneihin sivuihin ja uutisiin. Ajastus kytketään päälle Sivun tiedot -paneelin kautta, ja kun ajastus on asetettu, tarvitsee vain julkaista uutinen. Käyttötapa on selkeästi yksinkertaistettu perinteisestä SharePointista mikä on pelkästään hyvä ja lisäksi ominaisuus on saatavilla kaikille sivuille ilman erillisiä asetuksia.
Sisällön ajastamista varten on tärkeää asettaa sivuston aikavyöhyke ja aika-asetukset kohdalleen.
Sisällön ajastaminen tulee tämän hetkisen tiedon mukaan saataville alkuvuodesta 2020.
Monikielinen sisältö
Tuki monikieliselle sisällölle on ollut yksi suuri puute modernissa SharePointissa. Nyt tähänkin saadaan ratkaisu, joka mahdollistaa monikielisten sivustojen ja sisällön hyödyntämisen. Tällä hetkellähän on ollut mahdollista tehdä käännökset jo sivuston otsikolle, kuvaukselle ja navigaatioon.
Jatkossa saadaan käännökset myös sivuille ja uutisille sekä kielivalinta loppukäyttäjille. Halutut käännökset hallitaan sivuston kieliasetuksilla, ja tätä varten sivuston kieliasetuksille saadaan modernimpi käyttöliittymä. Nyt sivuston kieliasetukset ovat entistä tärkeämpää määrittää, koska käännöskopiot luodaan automaattisesti kaikille määritetyille kielille. Kieliasetuksissa voidaan myös jatkossa määrittää vastuuhenkilöt sivujen käännöksille ja SharePoint lähettää automaattisesti ilmoitukset näille henkilöille, kun uusi sivu käännös luodaan tai käännökseen liittyvää alkuperäistä sivua muokataan. Taustalla sivun käännöksiä varten luodaan kielikohtaiset kansiot Sivuston sivut -kirjastoon.
Sisällön käännökset luodaan suoraan sivulta. Kun käännösprosessi käynnistetään, se luo automaattisesti käännöksen kaikille määritetyille sivuston kielille ja kopioi sivun sisältöineen pohjaksi. Automaattista käännöstä ei tehdä, vaan se jää sisällöntuottajien vastuulle.
Käyttäjä näkee sisällön valitsemallaan kielellä, tässä on hyvä huomioida miten käyttäjän kieli oikeasti valikoituu. Ensisijainen valinta on käyttäjän profiilissa määritetty kieli. Jos sitä ei ole määritetty, käytetään selaimen kieliasetusta. Lisäksi pitää huomioida sivuston oletuskieli, joka valitaan sivustoa luotaessa. Jos käyttäjän profiilissa olevaa kieltä tai selaimen kielivalintaa ei ole määritettynä sivuston kielissä, näytetään sisältö sivuston oletuskielellä käyttäjälle. Käyttäjä voi myös vaihtaa sisällön kielen uudesta kielivalinnasta.
Sisällön käännökset tulevat saataville alkuvuodesta 2020.
Home sites – organisaation kotisivu
Viime kevään SharePoint Conferencessa julkaistu ominaisuus päivittyy parhaillaan maailmanlaajuisesti SharePoint Onlineen ja on lähiviikkoina saatavilla kaikissa ympäristöissä.
Organisaation kotisivu (Home Site) on vähän kuin se perinteinen intranetin etusivu, jossa näytetään tärkeää sisältöä. Sivustolla voidaan hyödyntää viestintäsivustoilta tuttuja toiminnallisuuksia niin Microsoftilta kuin kolmansilta osapuoliltakin. Käyttäjät pääsevät organisaation kotisivulle helposti Office 365 -yläpalkin linkin kautta ja samoin SharePoint-mobiilisovelluksessa on tarjolla linkki etusivuun.
Organisaation kotisivua ei kuitenkaan kannata lähteä suoraan suunnitelemaan ja toteuttamaan perinteisellä intranetin etusivu-ajatuksella. Modernin intranetin kyvykkyydet kannattaa ottaa heti käyttöön, tuoda käyttäjille enemmän personoitua ja kohdennettua sisältöä. Organisaation uutisille on toki myös paikkansa. Huomioon pitää ottaa myös se että organisaatiolla voi olla vain yksi kotisivu.
Hubin laajuiset käyttöoikeudet
Hub-sivustoihin julkaistiin useita parannuksia, mutta ehdottomasti tärkein ja tälläkin hetkellä kysytty ominaisuus on käyttöoikeuksien määrittäminen koko hubiin. Nykyisellään käyttöoikeudet pitää määrittää käsin tai esimerkiksi tuoda hubiin liitettyihin sivustoihin Site Designin avulla, joka ei taas ole hubin omistajan hallittavissa.
Tulossa olevan toiminnallisuuden avulla hubin omistaja voi määrittää mitkä oikeudet tuodaan tarjolle hubiin liittyville sivustoille. Toiminnallisuus kytketään päälle ja halutut oikeudet määritetään uudella Sivuston käyttöoikeudet -näkymän välilehdellä.
Kun sivusto liitetään hubiin, voidaan määrittää suoraan tuodaanko hubissa määritetyt oikeudet sivustolle.
Hubiin liitetyn sivusto käyttäjäoikeusasetusten kautta on nähtävissä mitkä oikeudet sivustolle tuodaan hubista.
Navigaation kohdentaminen
Sisällön kohdentaminen sivuille ja uutisille tuli käyttöön jo aiemmin tänä syksynä. Nyt Ignitessä julkaistiin mahdollisuus kohdentaa navigaation sisältöä.
Sisällön kohdentaminen mahdollistaa entistä parempien personoitujen näkymien luomisen käyttäjän roolin, paikan tai vaikkapa tiimin mukaan. Navigaatiossa kohdentamisella voidaan tarjota loppukäyttäjälle niitä sisältöjä, joita käyttäjä mahdollisesti tarvitsee omassa työssään. Esimerkiksi myynnin tai markkinoinnin sisältöä ei aina ole tarpeellista näyttää navigaatiossa kaikille käyttäjille, ja tarvittaessa käyttäjät pääsevät sisältöön käsiksi haun kautta – kohdentaminen ei siis muuta käyttäjäoikeuksia. Varsinkin suurissa organisaatioissa päänavigaatio alkaa jossain vaiheessa paisua ja loppukäyttäjälle relevantin sisällön löydettävyys alkaa kärsiä.
Kohdennuksessa on mahdollista käyttää Azure AD:ssa valmiina olevia ryhmiä, esimerkiksi myyntitiimin Teamsin takana olevaa Office 365 -ryhmää.
Tiekartan mukaan kohdennetun navigaation pitäisi alkaa päivittymään Office 365 -ympäristöihin vielä tämän vuoden aikana.
Bonus – inspiraatiota uudesta SharePoint Lookbookista
Ignitessä julkaistiin uusi versio SharePoint Lookbookista, jossa on tarjolla esimerkkejä moderneista sivustoista.
Esimerkkeissä on kerrottu mitä ominaisuuksia, webosia ja sisältöjä niissä on käytetty. Esimerkistä voi suoraan lisätä sen omaan Office 365 -tenanttiin ja muutamassa minuutissa esimerkkisivustoa pääsee kokeilemaan livenä omassa ympäristössä.
Tämä siis kannattaa käydä katsomassa ja hakemassa inspiraatiota omaan moderniin intranet toteutukseen: https://lookbook.microsoft.com/
Matti Paukkonen 