Joulukuussa SharePoint Onlinen pikakaavio verkko-osa sai päivityksen, jonka mahdollisti SharePoint-listan kytkemisen tietolähteeksi kaavioon. Tämä laajentaa ja helpottaa pikakaavion käyttömahdollisuuksia.
Tällä hetkellä verkko-osa tukee yksinkertaista tietomallia: käytännössä otsikko ja vastaava lukuarvo, jonka se näyttää joko pylväs- tai ympyräkaaviona.
Verkko-osan määrittäminen on yksinkertaista: siihen voi syöttää suoraan käsin halutut arvot tai yhdistää olemassa olevaan listaan SharePointissa.
Käytettäessä listaa tietolähteenä, valitaan ensin haluttu lista. Tällä hetkellä vain samalla sivustolla olevat listat ovat kytkettävissä ja listavalinta näyttää vain sellaiset listat, joissa on verkko-osan tukemia listan saraketyyppejä: teksti, luku tai valuutta. Kun lista on valittu, valitaan otsikko- ja lukuarvo- sarakkeet. Järjestystä voidaan muuttaa otsikon tai arvojen mukaan nousevaksi tai laskevaksi, oletuksena verkko-osa käyttää listakohteiden luontijärjestystä.
Kun verkko-osa on määritetty ja kytketty SharePointin listaan, voidaan lisätä listalle tietoja ja katsoa, miltä kaavio näyttää.
Miten pikakaaviosta voisi tehdä vielä monipuolisemman? Lisätään mukaan Flow, joka päivittää listan tiedot automaattisesti.
Esimerkki: Uusien myyntimahdollisuuksien lukumäärä viikottain
Tämä yksinkertainen esimerkki päivittää pikakaavioon kytkettyä SharePoint listaa, kun Dynamics 365 CRM:ään syntyy uusi myyntimahdollisuus (Opportunity).
Luodaan lista SharePointiin ja lisätään pikakaavio sivulle
Valitaan sivun oikean yläreunan rattaan takaa “Lisää sovellus”, valitaan tyypiksi “Mukautettu luettelo” ja annetaan nimeksi “Opportunities”. Lisätään lista Numero-tyyppinen sarake ja annetaan nimeksi “Count”.
Tässä esimerkissä listan Otsikko-sarakkeeseen tallennetaan viikkonumero, tarvittaessa sarakkeen voi nimetä uudelleen. Kun lista on valmiina, lisätään pikakaavio verkko-osa SharePointin sivulle ja määritetään se näyttämään tietoa Opportunities-listasta. Lopuksi valitaan arvopisteiden otsikko sarakkeeksi “Otsikko” ja näytettävien tietojen sarakkeeksi “Count”.
Tiedot päivittävä Flow
Flow käynnistyy, kun uusi myyntimahdollisuus luodaan Dynamics 365:een. Flow päivittää viikottaisten myyntimahdollisuuksien lukumäärää Opportunities-listalle.
Step 1. Dynamics 365 trigger myyntimahdollisuuksille (Opportunity)
Vaihe 2: Viikkonumeron laskenta
Aluksi viikkonumero alustetaan kaavalla:
add(div(dayOfYear(utcNow()),7),1)
Tämän jälkeen verrataan viikonpäivää nykyhetken ja tammikuun ensimmäisen välillä ja lisätään viikkonumeroon yksi, jos nykyhetken viikonpäivä on pienempi.
Vaihe 3: Opportunities-listan päivittäminen SharePointiin
Aluksi haetaan Opportunities-listalta listakohdetta, jonka otsikko on laskettu viikkonumero. Jos listakohde löytyy, lisätään Count-sarakkeen arvoa yhdellä. Jos listakohdetta ei löydy, luodaan uusi listakohde ja asetetaan Count-sarakkeen arvoksi yksi.
Bonus: Kaavio Teamsiin
Pikakaavion saa näkyviin Teamsiin lisäämällä välilehteksi SharePointin sivu, jossa verkko-osa on näkyvissä. Jos kaavio on näkyvillä toisessa tiimisivustossa tai vaikkapa viestintäsivustolla toteutetussa intranetissä, voidaan se tuoda Teamsiin verkkosivue-välilehdellä.
Yhteenveto
Vaikka pikakaavio verkko-osa on yksinkertainen ja tukee tällä hetkellä vain kahta kaaviotyyppiä, se tarjoaa helpon tavan näyttää yksinkertaista tietoa loppukäyttäjille ja sen käyttöön löytyy useita käyttötapauksia, esimerkiksi
- ilmoitettujen turvallisuuspoikkeamien esittäminen
- viikottainen hoitojonon pituus
- avointen huoltotapausten lukumäärä
- lisää tähän omasi!
Microsoft Flow:n avulla voidaan tiedon kerääminen ja päivittäminen pikakaavion tietolähdelistalle automatisoida ja tuoda tietoa SharePointista tai sen ulkopuolelta ja tarjota dynaamisia kaavioita loppukäyttäjille.
Matti Paukkonen 