Automatisoi pikakaavio listasta Flow:lla

Joulukuussa SharePoint Onlinen pikakaavio verkko-osa sai päivityksen, jonka mahdollisti SharePoint-listan kytkemisen tietolähteeksi kaavioon. Tämä laajentaa ja helpottaa pikakaavion käyttömahdollisuuksia.

Tällä hetkellä verkko-osa tukee yksinkertaista tietomallia: käytännössä otsikko ja vastaava lukuarvo, jonka se näyttää joko pylväs- tai ympyräkaaviona.

Kaaviotyypit

Verkko-osan määrittäminen on yksinkertaista: siihen voi syöttää suoraan käsin halutut arvot tai yhdistää olemassa olevaan listaan SharePointissa.

Käytettäessä listaa tietolähteenä, valitaan ensin haluttu lista. Tällä hetkellä vain samalla sivustolla olevat listat ovat kytkettävissä ja listavalinta näyttää vain sellaiset listat, joissa on verkko-osan tukemia listan saraketyyppejä: teksti, luku tai valuutta. Kun lista on valittu, valitaan otsikko- ja lukuarvo- sarakkeet. Järjestystä voidaan muuttaa otsikon tai arvojen mukaan nousevaksi tai laskevaksi, oletuksena verkko-osa käyttää listakohteiden luontijärjestystä.

Pikakaavion asetukset

Kun verkko-osa on määritetty ja kytketty SharePointin listaan, voidaan lisätä listalle tietoja ja katsoa, miltä kaavio näyttää.

Miten pikakaaviosta voisi tehdä vielä monipuolisemman? Lisätään mukaan Flow, joka päivittää listan tiedot automaattisesti.

Esimerkki: Uusien myyntimahdollisuuksien lukumäärä viikottain

Tämä yksinkertainen esimerkki päivittää pikakaavioon kytkettyä SharePoint listaa, kun Dynamics 365 CRM:ään syntyy uusi myyntimahdollisuus (Opportunity).

Luodaan lista SharePointiin ja lisätään pikakaavio sivulle

Valitaan sivun oikean yläreunan rattaan takaa “Lisää sovellus”, valitaan tyypiksi “Mukautettu luettelo” ja annetaan nimeksi “Opportunities”. Lisätään lista Numero-tyyppinen sarake ja annetaan nimeksi “Count”.

Tässä esimerkissä listan Otsikko-sarakkeeseen tallennetaan viikkonumero, tarvittaessa sarakkeen voi nimetä uudelleen. Kun lista on valmiina, lisätään pikakaavio verkko-osa SharePointin sivulle ja määritetään se näyttämään tietoa Opportunities-listasta. Lopuksi valitaan arvopisteiden otsikko sarakkeeksi “Otsikko” ja näytettävien tietojen sarakkeeksi “Count”.

Tiedot päivittävä Flow

Flow käynnistyy, kun uusi myyntimahdollisuus luodaan Dynamics 365:een. Flow päivittää viikottaisten myyntimahdollisuuksien lukumäärää Opportunities-listalle.

Step 1. Dynamics 365 trigger myyntimahdollisuuksille (Opportunity)

Vaihe 2: Viikkonumeron laskenta

Aluksi viikkonumero alustetaan kaavalla:

 add(div(dayOfYear(utcNow()),7),1)

Tämän jälkeen verrataan viikonpäivää nykyhetken ja tammikuun ensimmäisen välillä ja lisätään viikkonumeroon yksi, jos nykyhetken viikonpäivä on pienempi.

Vaihe 3: Opportunities-listan päivittäminen SharePointiin

Aluksi haetaan Opportunities-listalta listakohdetta, jonka otsikko on laskettu viikkonumero. Jos listakohde löytyy, lisätään Count-sarakkeen arvoa yhdellä. Jos listakohdetta ei löydy, luodaan uusi listakohde ja asetetaan Count-sarakkeen arvoksi yksi.

Bonus: Kaavio Teamsiin

Pikakaavion saa näkyviin Teamsiin lisäämällä välilehteksi SharePointin sivu, jossa verkko-osa on näkyvissä. Jos kaavio on näkyvillä toisessa tiimisivustossa tai vaikkapa viestintäsivustolla toteutetussa intranetissä, voidaan se tuoda Teamsiin verkkosivue-välilehdellä.

Yhteenveto

Vaikka pikakaavio verkko-osa on yksinkertainen ja tukee tällä hetkellä vain kahta kaaviotyyppiä, se tarjoaa helpon tavan näyttää yksinkertaista tietoa loppukäyttäjille ja sen käyttöön löytyy useita käyttötapauksia, esimerkiksi

  • ilmoitettujen turvallisuuspoikkeamien esittäminen
  • viikottainen hoitojonon pituus
  • avointen huoltotapausten lukumäärä
  • lisää tähän omasi!

Microsoft Flow:n avulla voidaan tiedon kerääminen ja päivittäminen pikakaavion tietolähdelistalle automatisoida ja tuoda tietoa SharePointista tai sen ulkopuolelta ja tarjota dynaamisia kaavioita loppukäyttäjille.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Powered by WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: