Microsoft Build, yksi vuoden suurimpia kehittäjätapahtumia käynnistyi eilen illalla – tällä kertaa ajanhenkeen sopivasti virtuaalisena. Vaikka kyse onkin kehittäjille suunnatusta tapahtumasta, julkaistiin samassa yhteydessä tulossa olevaa roadmappia myös tietotyöläisten työkaluihin.
Teamsin vauhti vain kasvaa
Teamsin käyttö on kevään etätyösiirtymän yhteydessä kasvanut jo moninkertaiseksi. Kun viime marraskuun Igniten yhteydessä mentiin yli 20 miljoonan päivittäisen käyttäjän, oltiin nyt keväällä jo yli 75 miljoonassa päivittäisessä käyttäjässä. Kokousosallistujia on kiireisimmän päivän aikana ollut yli 200 miljoonaa ja korkeimmillaan kokousminuutteja on kertynyt 4,1 miljardia päivässä. Luvuista nähdään, että Teamsia on otettu todella kiireellä käyttöön eri organisaatioissa ja pakon edessä on jouduttu tekemään valtavia digiloikkia.
Lisää ikkunoita
Viime viikolla Teamsissa saatiin käyttöön keskusteluiden avaaminen erillisessä ikkunassa (pop-out chat) ja ennen kesälomia päästään avaamaan myös kokoukset omaan ikkunaansa.
Myöhemmin tänä vuonna myös sovelluksia voi avata erillisessä ikkunassa. Esimerkkinä vaikkapa organisaation matkalaskusovellus jota käyttäjä voi tarkastella Teamsin kautta ja tarvittaessa avata sovelluksen erilliseen ikkunaan.
Tiimimallit ja niiden hallinta
Tiimimallit ja tiimien luonti mallien pohjalta ovat olleet lähes aina yksi keskustelun aihe Teams-käyttöönoton yhteydessä. Tiimimallien avulla voidaan yhtenäistää käyttökokemusta ja parantaa tiedon löydettävyyttää, esimerkiksi projektitiimien yhtenäisellä kanavarakenteella.
Buildissa julkaistiin tiimien luontiin uusi käyttöliittymä, joka sisältää jo muutamia valmiita tiimimalleja. Tiimimalli sisältää kanavat, välilehdet ja sovellukset. Käyttäjä voi mukauttaa kanavien nimet tiimille sopivaksi jo luonnin yhteydessä.
Organisaatio voi jatkossa luoda omia ja mukauttaa olemassa olevia tiimimalleja Teamsin hallintakeskuksessa, ja mikä parasta luoda templaatin olemassa olevan tiimin pohjalta.
Sovellusten hallinnan parannukset
Jatkossa hallintakeskuksen App Catalogissa on näkyvissä statistiikaa sovellusten käytöstä.
Sovellusnäkymästä pääsee hallitsemaan sovelluksen lisenssejä, käyttöoikeuksia, asetuksia ja muutoslogia. Selkeä parannus ylläpitäjälle, kun sovelluksen tiedot ovat löydettävissä yhdestä paikasta.
Sovellusoikeuksien hallintaa myös tiimin omistajalle
Nykyisessä sovellusmallissa ylläpitäjä luvittaa Graph API -oikeudet luvitetaan sovelluksille keskitetysti, mikä tarkoittaa sitä, että sovellus saa oikeudet koko tenanttiin samalla kertaa. Esimerkiksi “Group.ReadWrite.All” -oikeus mahdollistaa sovellukselle kaikkien tiimien tiedon hyödyntämisen ilman rajoituksia.
Graph API:n Resource Specific Consent -malli antaa tiimin omistajalle mahdollisuuden luvittaa oikeuksia resurssikohtaisesti. Näin sovelluksia voidaan rajoittaa pääsemästä esimerkiksi organisaatiolle erittäin sensitiviistä tietoa sisältäviin tiimeihin.
Sovelluskehittäjien on huomioitava tämä ehdottomasti, jos tehdään sovellusta joka operoi tiimissä olevalla datalla. Samoin organisaatiot voivat alkaa vaatia näiden läpikäyntiä, kun tehdään mukautettuja sovelluksia Teamsin päälle.
SharePointin listat seuraavalle tasolle – Microsoft Lists
SharePointin listat ovat kehittyneet todella paljon modernin SharePointin yhteydessä. Rivi- ja sarakemuotoiluiden avulla listoista on voinut tehdä näyttävän näköisiä ja informatiivisia. Buildissa julkaistiin uusi Microsoft Lists, uusi sovellus ja tapa hyödyntää SharePointin listoja eri sovelluksissa.
Microsoft Lists -kotinäkymä ja mobiilisovellus näyttävät omat suosikkilistat ja listat, joita käyttäjä on viimeksi käyttänyt.
Listat integroituvat Teamsin välilehdille ja uusia listoja voi luoda jatkossa suoraan Teamsin Lists-sovelluksella.
Listan voi luoda myös mallista, Excelissä olevan tiedon perusteella ja olemassa olevasta listata. Listanäkymät ja niiden mukauttaminen on edelleen mahdollista. Oletuksena tarjolla on listanäkymä, ruudukko, galleria ja kalenterinäkymä, kaikki nämä uudistettuina. Ehdolliset muotoilut ovat mahdollisia ja perusmuotoilut ovat helposti suoraan valintoina käyttöliittymässä. Gallerianäkymään on mahdollista valita, mitä tietoa listakohteesta on näkyvissä.
Ekosysteemi kehittyy, pysyvätkö ihmiset perässä
Koko Microsoft 365 -ekosysteemi ja varsinkin Teams ovat saaneet paljon uudistuksia jo nyt kevään aikana, eikä tahti näytä juurikaan hidastuvan. Satya Nadella kiteytti hyvin tämän hetkisen muutosvauhdin.
“We’ve seen two years’ worth of digital transformation in two months.”
Satya Nadella
Päivittäin näiden kanssa työskenteleville hurja vauhti on jo arkipäivää, mutta unohtuvatko ne ihmiset, jotka käyttävät näitä työkaluja päivittäisen työn tukena. Uusilla ominaisuuksilla ei tee yhtään mitään, jos organisaatiossa ei ole mietittynä mihin mitäkin työkalua, palvelua ja ominaisuutta voisi yhdessä hyödyntää.
Tämän kevään aikana monelle on tullut uusia työkaluja, jopa vähän pyytämättä ja yllättäen. Monen organisaation IT on ollut kiireinen järjestäessä tukea erilaisille kotitoimistoille. Tässä yhteydessä on ollut lähes pakko muuttaa yhteistä toimintatapaa ja ajatusmaailmaa. Monessa organisaatiossa on huomattu, ettei työskentely toimiston ulkopuolella ole yhtään tehottomampaa, ehkä jopa päinvastoin.
Toivottavasti nämä hyvät kokemukset ja muutokset jäisivät pysyviksi eikä etätyötä enää jatkossa erotettaisi työstä, koska sitähän se oikeasti on.
Matti Paukkonen 