SharePointin muistutukset Flow:lla Teamsiin

Muistutustyönkulut SharePointin listoihin ja kirjastoihin julkaistiin Targeted Release Office 365 -tenantteihin tammikuun 2019 alussa. Uusi muistutustyönkulku on SharePointin toiminnallisuus, joka luo listaan tai kirjastoon liittyvän Flow:n päivämääräkentän perusteella. Kun uusi päivämääräkenttä lisätään listanäkymään, tarjoaa Flow-valikko valinnan, jonka avulla uusi työnkulku luodaan. Oletuksena toiminnallisuus luo uuden Flow:n, joka lähettää muistutukset sähköpostilla työnkulun luoneelle käyttäjälle.

Tässä esimerkissä käytetään dokumenttikirjastoa, johon on valmiiksi lisätty Review Date -niminen päivämääräkenttä.

Muistutuksen luonti Flow-valikosta
Muistutuksen asetusten määrittäminen

Muistutukselle määritetään nimi, joka näkyy myös Flow-portaalissa, ja kuinka monta päivää ennen asetettua päivämäärää muistutus lähetetään. Muuta ei tarvita.

Mitäs tämä Flow oikein tekee?

Muistutus-flow käynnistyy ajastettuna joka päivä klo 15. Aluksi Flow määrittää muutaman muuttujan ja suorittaa tarvittavat päivämäärälaskutoimitukset.

Laskettujen päivämäärien perusteella Flow:ssa tehdään kysely SharePointin kirjastoon tai listaan ja suodatetaan sieltä listakohteet asetetun päivämääräkentän mukaan.

Jos kysely palauttaa listakohteita, Flow:ssa rakennetaan taulukko kyselytuloksista ja lähetetään se muistutus-Flow:n luoneelle henkilölle. Kaikki tämä syntyy automaattisesti SharePointin kautta.

Entä jos haluaisin nämä muistutukset Microsoft Teamsiin sähköpostin sijaan, onko se mahdollista?

Tottakai on.

Muistutukset Teamsiin parilla muutoksella

Muistutusten saaminen Teams-kanavalle vaatii vain pari pientä muutosta. Poistetaan “Send me a reminder email” -toiminto ja korvataan se “Post message” -toiminnolla. Post message -toimintoon määritellään tiimi ja kanava, mihin viestit muistutukset halutaan.

Viestin sisältöön kannattaa lisätä otsikko ja TableRows-muuttuja, joka sisältää listakohteet, joita muistutus koskee.

Valmista tuli. Yksinkertaista, eikö totta? Seuraavaksi dokumentille määritellään kirjastossa haluttu Review Date. Flown toimintaa voi testata manuaalisesti Flow-portaalista “Run now” -painikkeella.

Flow:n käynnistäminen manuaalisesti

Onnistuneen suorituksen jälkeen Flow lähettää viestin Teams-kanavalle.

Yhteenveto

Muistutustyönkulut on tarpeellinen lisäys SharePointin listojen ja kirjastojen toiminnallisuuteen. Vastaavan Flow:n voi rakentaa myös ilman SharePointin toiminnallisuutta, mutta sen avulla Flow:n luonti on paljon helpompaa. Flow on valmiiksi konfiguroituna ja sitä pääsee hyödyntämään välittömästi tai muokkaamaan sitä paremmin sopivaksi omiin prosesseihin. Käyttökohteita on lähes rajattomasti.

  • Dokumenttien katselmoinnit
  • Muistutukset eräpäivistä
  • Sopimusten tarkistuspäivämäärät
  • Vuosikellon toimenpiteet
  • Lisää tähän omasi!

Teamsin tai sähköpostiviestien lisäksi Flow mahdollistaa muistutusten seuraamisen

  • Planner ja Outlook tehtävinä
  • Mobiilinotifikaationa
  • Muistutuksen integrointi erilliseen taustajärjestelmään

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Powered by WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: