Muistutustyönkulut SharePointin listoihin ja kirjastoihin julkaistiin Targeted Release Office 365 -tenantteihin tammikuun 2019 alussa. Uusi muistutustyönkulku on SharePointin toiminnallisuus, joka luo listaan tai kirjastoon liittyvän Flow:n päivämääräkentän perusteella. Kun uusi päivämääräkenttä lisätään listanäkymään, tarjoaa Flow-valikko valinnan, jonka avulla uusi työnkulku luodaan. Oletuksena toiminnallisuus luo uuden Flow:n, joka lähettää muistutukset sähköpostilla työnkulun luoneelle käyttäjälle.
Tässä esimerkissä käytetään dokumenttikirjastoa, johon on valmiiksi lisätty Review Date -niminen päivämääräkenttä.
Muistutukselle määritetään nimi, joka näkyy myös Flow-portaalissa, ja kuinka monta päivää ennen asetettua päivämäärää muistutus lähetetään. Muuta ei tarvita.
Mitäs tämä Flow oikein tekee?
Muistutus-flow käynnistyy ajastettuna joka päivä klo 15. Aluksi Flow määrittää muutaman muuttujan ja suorittaa tarvittavat päivämäärälaskutoimitukset.
Laskettujen päivämäärien perusteella Flow:ssa tehdään kysely SharePointin kirjastoon tai listaan ja suodatetaan sieltä listakohteet asetetun päivämääräkentän mukaan.
Jos kysely palauttaa listakohteita, Flow:ssa rakennetaan taulukko kyselytuloksista ja lähetetään se muistutus-Flow:n luoneelle henkilölle. Kaikki tämä syntyy automaattisesti SharePointin kautta.
Entä jos haluaisin nämä muistutukset Microsoft Teamsiin sähköpostin sijaan, onko se mahdollista?
Tottakai on.
Muistutukset Teamsiin parilla muutoksella
Muistutusten saaminen Teams-kanavalle vaatii vain pari pientä muutosta. Poistetaan “Send me a reminder email” -toiminto ja korvataan se “Post message” -toiminnolla. Post message -toimintoon määritellään tiimi ja kanava, mihin viestit muistutukset halutaan.
Viestin sisältöön kannattaa lisätä otsikko ja TableRows-muuttuja, joka sisältää listakohteet, joita muistutus koskee.
Valmista tuli. Yksinkertaista, eikö totta? Seuraavaksi dokumentille määritellään kirjastossa haluttu Review Date. Flown toimintaa voi testata manuaalisesti Flow-portaalista “Run now” -painikkeella.
Onnistuneen suorituksen jälkeen Flow lähettää viestin Teams-kanavalle.
Yhteenveto
Muistutustyönkulut on tarpeellinen lisäys SharePointin listojen ja kirjastojen toiminnallisuuteen. Vastaavan Flow:n voi rakentaa myös ilman SharePointin toiminnallisuutta, mutta sen avulla Flow:n luonti on paljon helpompaa. Flow on valmiiksi konfiguroituna ja sitä pääsee hyödyntämään välittömästi tai muokkaamaan sitä paremmin sopivaksi omiin prosesseihin. Käyttökohteita on lähes rajattomasti.
- Dokumenttien katselmoinnit
- Muistutukset eräpäivistä
- Sopimusten tarkistuspäivämäärät
- Vuosikellon toimenpiteet
- Lisää tähän omasi!
Teamsin tai sähköpostiviestien lisäksi Flow mahdollistaa muistutusten seuraamisen
- Planner ja Outlook tehtävinä
- Mobiilinotifikaationa
- Muistutuksen integrointi erilliseen taustajärjestelmään
Matti Paukkonen 